Czym jest elektroniczny obieg dokumentów.

Elektroniczny obieg dokumentów oznacza, że dokumentacja oraz informacje przekazywane są w danej organizacji lub w systemie w formie elektronicznej, a nie papierowej. Jest to bardzo innowacyjne i nowoczesne rozwiązanie. Dzięki temu elektroniczny obieg dokumentów umożliwia znaczne przyspieszenie procesów biznesowych, ponieważ wszystkie osoby korzystające z systemu elektronicznego obiegu dokumentów i informacji mogą szybko uzyskać dostęp do aktualnych, a przede wszystkim zawsze właściwych informacji niezbędnych do odpowiedniego i niezakłóconego funkcjonowania instytucji lub firmy. Ponadto, jeżeli dana organizacja posiada system elektronicznego obiegu dokumentów, zarządzanie wszelkimi istotnymi informacjami oraz najważniejszymi danymi jest znacznie ułatwione.

Bardzo łatwy dostęp do dokumentów.

Takie rozwiązanie jak elektroniczny obieg dokumentów odbywa się za pomocą systemu informatycznego. System ten służy do administrowania elektronicznym obiegiem dokumentów, rozdzielania zadań dla poszczególnych działów i pracowników, a także do zarządzania dostępem do elektronicznego obiegu dokumentów, w zależności od pozycji i funkcji danej osoby w organizacji. System elektronicznego obiegu dokumentów oraz informacji oparty jest o mechanizmy dzięki któremu możliwa jest swobodna wymiana dowolnej dokumentacji w formie elektronicznej. Elektroniczny obieg dokumentów sprzyja także rozwojowi społeczeństwa informacyjnego. Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów ułatwiony jest kontakt obywateli z państwem i ponieważ dokumenty oficjalne mogą być przekazywane drogą elektroniczną. W Polsce przykładem systemu elektronicznego obiegu dokumentów tego typu jest możliwość składania deklaracji ZUS przez Internet. Dla elektronicznego obiegu dokumentów w ramach instytucji państwowych szczególne znaczenie ma fakt, iż system ten daje możliwość przekazywania sobie dokumentów przez użytkowników systemu elektronicznego obiegu dokumentów zdefiniowanymi przez administratora systemu ścieżkami przepływu. Jest to bardzo nowoczesne i wygodne rozwiązanie.